Зачем архивировать файлы?

Причина важности архивов заключается в том, что преимущества архивирования огромны и играют важную роль в успехе организации. Архивирование помогает организациям минимизировать потерю данных, снизить операционные расходы, повысить безопасность документов, обеспечить соответствие различным законам и нормативным требованиям, а также предоставить аудиторские и юридические доказательства в случае судебных или аудиторских инцидентов.

По мере развития компании генерируется все больше данных, которые необходимо тщательно хранить и отслеживать, чтобы использовать по назначению. Отслеживание этих архивных данных может оказаться сложной задачей для организаций, которые никогда не внедряли систему. В технологический век все компании должны начать сохранять публичные документы по разным причинам, таким как правительственные правила, юридические обязательства, интеллектуальная собственность или просто потому, что эти документы больше не нужны.

Постоянное поддержание их в рабочем состоянии требует больших затрат ресурсов, таких как хранилища, рабочая сила и т. д., а также снижения производительности труда сотрудников, поскольку им приходится поддерживать архивные данные даже тогда, когда они не используются на регулярной основе.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества архивирования, которые могут получить компании, внедрив подходящую стратегию архивирования. Десять преимуществ архивирования:

Способствует соблюдению требований

enterprise information archiving and compliance management

Предприятиям необходимо регулировать соблюдение нормативных требований в каждом отделе, и архивирование электронной почты помогает в этом. Различные политики использования, хранения и архивирования электронной почты используются компаниями, которым требуется постоянное хранение данных или электронной почты. 

Можно сказать, что это систематический способ защиты, обеспечения безопасности и сохранения электронной почты и ее данных. Это также позволяет пользователям получать электронные письма в любое время. Кроме того, она обеспечивает адаптацию к нормативным актам и постоянно меняющимся законам.

Экономия денег

time and data management

Каждая компания ищет возможности сэкономить, а архивирование данных, файлов и документов позволит не тратить деньги на покупку дорогостоящих устройств хранения или серверных хранилищ. Это повышает производительность и экономит много времени и денег.

Экономия и освобождение хранилищ

saves storages and long-term storage

Обычно файлы, содержащие только тексты, не занимают много места. Однако существуют файлы, папки, документы, электронные письма с вложениями, а поскольку такие данные часто циркулируют внутри компании, они занимают много места/памяти. Архивация файлов может стать вашим конечным решением для экономии места, и, хотя вы будете переносить столько данных, сколько захотите, они не будут заполнять устройства хранения данных. 

Повышение производительности сервера

boosting performance

Вы когда-нибудь задумывались, почему ваш компьютер или сервер работает медленно, глючит или, что еще хуже, замирает на несколько часов? Это происходит потому, что десятки файлов занимают много места. Даже если большинство ваших файлов содержат только текст, они все равно занимают много места и снижают производительность и скорость работы серверов и компьютерных систем. 

С помощью решений для архивации файлов вы можете хранить в архиве большие объемы данных. Поскольку пользователи могут легко искать нужные данные, это снижает нагрузку на серверы и компьютерные системы, повышая их производительность.

Быстрый поиск данных

data retrieval and backup files

Представьте себе встречу с инвесторами: на презентацию, в которой все будет на высоте, уходят часы! Это произведет такое плохое впечатление. Если вы не хотите жить в этом кошмаре, воспользуйтесь решениями для архивации файлов. 

Архивирование файлов позволит вам извлекать данные в любое время и получать доступ к заархивированным файлам в автономном режиме. При этом данные индексируются и становятся доступными для поиска.

Выполнение требований законодательства

legalities and legal requirements

Мы хотели бы, чтобы вы представили себе другой сценарий! Если в ваш офис ворвутся сотрудники полиции и захотят ознакомиться с юридическими документами, а ваши компьютерные системы будут забиты папками и файлами, все может пойти наперекосяк. Внедрив решение для архивации файлов, вы сможете быстро получить доступ к важным файлам и данным, чтобы избежать любых рисков или штрафов.

Восстановление после катастроф

file security and disaster recovery

Обычно это лучше всего подходит для электронной почты. Хотя системы и решения резервного копирования не могут быть заменены архивированием файлов, это хорошее альтернативное решение для аварийного восстановления электронной почты. Поскольку ваши электронные письма будут храниться в разных местах, это поможет при аварийном восстановлении, поскольку вы сможете получить их из других мест.

Простая миграция и перенос

data transfer

Перенос электронной почты или данных может занять много времени, если вы не применяли решения для архивирования файлов. Это связано с тем, что некоторые файлы огромны и занимают много времени – иногда несколько часов.

Это также может привести к простою сервера или компьютерной системы; с помощью оптимального решения для архивации файлов сотрудники смогут быстро передавать файлы в любое время и в любом месте, не выходя из сети и не приостанавливая важную работу. 

Экономия времени конечных пользователей и ИТ-специалистов

time saving

В крупных организациях существуют квоты на электронную почту, и им приходится просить своих сотрудников удалять письма, чтобы освободить место или хранилище. Конечным пользователям становится трудно решить, чему отдать предпочтение, а отделу ИТ-поддержки приходится направлять пользователей через весь процесс или управлять их хранилищами путем создания политик почтовых ящиков. 

С помощью новейших решений для архивирования ИТ-специалисты могут создавать автоматизированные системы, которые архивируют старые письма по истечении определенного периода, а конечным пользователям не нужно принимать сложных решений.

Простой в использовании

easy to use

Архивировать файл очень просто, как кажется, и мы описали все шаги. Для архивирования файлов не требуется специальной подготовки. На крупных предприятиях ИТ-специалистам приходится заниматься техническими вопросами, чтобы автоматизировать архивирование файлов в системе электронной почты, записей или файлов.

Похожие записи