Что значит Флекс офис (гибкий офис)?

Flex office, буквально “гибкий офис”, означает рабочее место, которое не закреплено за каким-либо конкретным сотрудником. Оно может быть расположено в открытом пространстве или в офисе с перегородками. В отсутствие фиксированного рабочего места сотрудники имеют доступ к различным зонам в зависимости от своих потребностей: комнатам для совещаний или творчества, пространствам для совместной работы, изолированным капсулам, зонам отдыха или мозгового штурма. Они могут свободно выбирать обстановку в зависимости от графика работы и того, работают ли они в команде.

Эта новая рабочая среда превращает сотрудников в кочующих и связанных друг с другом коллабораторов. В ее основе лежит продвижение режимов совместной работы, получивших развитие благодаря цифровой революции и экономике совместного использования в 2010-х годах. Следовательно, цифровизация компаний сопровождается управлением рабочими пространствами, предназначенными не для отдельных сотрудников, а для их функций.

Изначально этот тип организации был популярен среди стартапов, которые, естественно, нуждаются в гибких пространствах и не могут позволить себе снимать офисные помещения по традиционной коммерческой аренде. Постепенно он распространился и на крупные компании, стремящиеся к организационным и управленческим инновациям.

Вскоре гибкий офис стал витриной для крупных консалтинговых фирм, специализирующихся на управлении в переходный период, большинство сотрудников которых работают вне помещений компании. Его также пропагандируют крупнейшие цифровые корпорации, в том числе GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft), в качестве витрины для технологий, необходимых для этих незанятых помещений: сетевого подключения и ИТ-инструментов.

В связи с кризисом здравоохранения 2020 года и повсеместным распространением телеработы, ставшей для некоторых компаний важным элементом брендинга работодателя, гибкий офис возник как решение организационных проблем, вызванных незанятостью эксплуатируемых зданий. Вакансия, вызванная телеработой, привела к тому, что компании стали применять гибридный подход к работе и выделенным для нее помещениям: сочетание гибкого офиса и телеработы, либо дома, либо в третьих местах.

Гибкий офис и совместное использование рабочих мест значительно сокращают площадь, выделяемую на каждого сотрудника, становясь идеальным решением для уменьшения арендуемых компаниями площадей, тем самым снижая расходы на недвижимость, которые зачастую являются вторыми по величине после заработной платы. Однако то, что кажется ответом на уравнение между возвращением в офис и управлением телеработой, сталкивается с недостаточной популярностью среди сотрудников. Только 5 % сотрудников считают, что гибкий офис отвечает их потребностям, что значительно уступает другим формам офиса.

В то время как руководители предпочитают гибкий офис и рассматривают корпоративный офис как место для общения, сотрудники, особенно те, чьи дома часто не подходят для телеработы и кому необходимо пространство для материальных ресурсов и концентрации, значительно чаще выступают за закрепленные рабочие столы.